Tener las finanzas bajo control es poder tener conocimiento sobre tus números. Y conocer los números de tu negocio te dará el poder para cambiar, para mejorar y para crecer.

He mencionado en artículos anteriores sobre los pasos para administrar tus finanzas. Puedes verlo acá Administración de las finanzas.

¡Es un tema tan trascendental que puedo escribir por mucho tiempo!.

Considero que tener las finanzas bajo control nos ayuda a:

  • Conocer cómo se mueven los números de nuestro negocio. Cuánto entra y cuánto sale.
  • Tomar decisiones y pasos a seguir con bases y fundamento.
  • Saber asignar prioridades y no incurrir en gastos innecesarios o no importantes.
  • Tener más dinero para tu negocio. ¿Cómo?. Sí porque tener las finanzas bajo control hará que incorpores alertas para saber: cuándo y cuánto cobrar a tus clientes, estarás pendiente de tu flujo de dinero y podrás ejecutar acciones más rápido. Estarás alerta sobre gastos excesivos.
  • Ver con claridad en qué áreas puedes ahorrar más.

Cómo siempre digo que “todo lo que mide crece”. Si medimos nuestros números y los acompañamos con acciones concretas vamos a tener mayores posibilidades de crecer.

Por eso hoy quiero contarte 4 acciones concretas para tener un mayor control de tus finanzas:

Paso 1. Lleva un registro diario de tus ingresos y egresos.

Esto significa registrar cada peso que entra y sale de tu caja y de tus cuentas bancarias. Para hacer este registro es importante que desarrolles el hábito de hacerlo todos los días sin olvidarte ni siquiera de uno. Porque esta será la base fundamental de tu control. Para esto he elaborado una planilla que puedes encontrarla acá Registro diarios de ingresos y egresos

Los beneficios de hacer este registro es que podrás:

  • Saber exactamente cuánto dinero entró y cuánto salió en un determinado período de tiempo.
  • Dónde físicamente está el dinero: si en la caja, en el banco, en la cuenta de mercado pago, etc.
  • Definir el orden de prioridad de tus actividades: si podrás definir si conviene o no comprar o incurrir en un determinado gasto en función de cómo vengan tus finanzas en una determinada fecha.
  • Realizar ajustes de ser necesarios para controlar gastos.
  • Reducir o eliminar gastos innecesarios.

Paso 2. Realiza un presupuesto de gastos fijos y/o Agenda de Pagos frecuentes:

Es fundamental que al principio de cada mes, hagas un detalle de todos tus costos previstos o presupuestados (es decir aquellos que no varían en función de las ventas y que son necesarios para el funcionamiento de tu negocio). A su vez podrás colocar las fechas de vencimiento de dichos pagos. Por ejemplo:

 

De esta manera contarás con un doble control. Por un lado conocer el monto total de tus gastos detallados por concepto y, por otro la fecha en la que vencen. Así podrás saber cómo organizarte con los pagos y no caer en deudas innecesarias. Por ejemplo: Si sabés que del 1 al 15 tenés muchos costos fijos deberás ser eficiente en las cobranzas a tus clientes para poder contar con un flujo de dinero que pueda afrontar estos pagos. También podrás pensar en contar un fondo para afrontar los gastos de la 1° quincena del mes.

Paso 3. Elabora tu flujo de caja mensual.

Esto es lo que se denomina como CashFlow. Al haber registrado tus ingresos y egresos diarios vas a poder armar tu flujo de caja mensual. Esto te permitirá visualizar en qué gastas el dinero, y si conoces en qué se te fue el dinero, contarás con el conocimiento para saber qué cambios hacer para disminuir gastos innecesarios que puedan estar afectando tus ingresos.

Necesitas poder saber cuánto gastaste el mes pasado y cuáles fueron tus ingresos. Y eso dará cómo resultado cuánto fue tu ganancia.

Un flujo de fondos sirve para llevar un control de tus finanzas y analizar si tu negocio realmente está siendo rentable y generando la caja suficiente para hacer frente a todos tus gastos operativos.

Además podrás tomar dos decisiones conociendo tu flujo de caja:

  • Analizar sí vas a reinvertir el dinero que sobra en el negocio para hacerlo crecer. Por ejemplo: aprovechando ofertas o descuentos por volumen de compras con tu proveedor, o tomando decisiones de inversión financiera: compra de Letes, plazo fijos, dólares, entre otras.
  • Si tu emprendimiento o negocio no está generando un saldo positivo, quiere decir que estás gastando más de lo que ingresa. Tendrás que actuar rápidamente para hacer frente a esta situación. Por ejemplo: Poner en marcha acciones comerciales más agresivas para generar entrada rápida de dinero. Hacer promociones o descuentos 2 x1 por pago contado. Ventas cruzadas. Analizar si es conveniente solicitar un préstamo para cubrir estas necesidades de fondos por un tiempo pero sabiendo que tendrás que generar acciones para que ingrese más efectivo.

He elaborado un Kit de Organización para emprendedores que contiene todas las planillas necesarias para llevar las finanzas bajo control. Podés encontrarla aquí Kit de Organización para Emprendedores

Paso 4. Elige un día del mes para revisar y controlar tus finanzas. ¡Establece una rutina!

Sé que con todas las tareas que tenemos como emprendedores, sumar una más y encima referida a los números puede ser abrumador. Pero si no le prestamos la debida atención a nuestros números y finanzas no podremos enfocarnos en desarrollar más ideas que nos ayuden a crecer en nuestro negocio.

Por eso te aconsejo que decidas incorporar esta tarea a tu rutina diaria, semanal, quincenal o mensual. Entonces un ejemplo de rutina podría ser:

  • Una vez al día registrar todos los ingresos y egresos en la planilla de Registros diarios. Para esto tendrás que tener un control y archivo adecuado de facturas y comprobantes de gastos.
  • Una vez al día controlar que la caja esté correcta, es decir que lo que haya físicamente esté registrado.
  • Una vez a la semana lleva el control de las cuentas bancarias y de los cobros por medios de pagos electrónicos. Y si hay alguna diferencia registrarla.
  • Una vez a la semana llevar el control de los clientes que hay que cobrar y de las cuentas por pagar.
  • Una vez al mes confeccionar el flujo de caja mensual y analizar cómo estuvo el mes con relación a lo que proyectamos y tomar decisiones.

¡Espero que te sirva!

Y puedas poner en práctica mis consejos.