¿Te suele pasar que organizas reuniones y te llevan más tiempo del que esperabas? o que a pesar de haberle dedicado muchas horas a esa reunión, ¿no obtenés los resultados que deseabas?

Sí, estas situaciones se dan muy a menudo y si valorizamos el tiempo que dedicamos generando encuentros ya sea con clientes, con tu equipo de trabajo, presentaciones a inversores, son muchas horas las que aportamos de nuestro valioso tiempo.

Las reuniones son muy importantes para mantener una comunicación fluida con tu equipo, hacer demostraciones de tus productos, generar contactos con clientes pero siempre que sean organizadas de manera eficiente van a generar resultados muy positivos que si las llevamos a cabo sin una previa estructura.

Recursos

A continuación te presento algunos recursos que pueden ser muy útiles a la hora de organizar y estructurar una reunión:

  1. Objetivo Claro: comenzar una reunión sin tener claro el objetivo que la convoca puede conducir a la conversación de los participantes por ramificaciones que generará pérdida de tiempo.
    1. ¿Qué quisiéramos lograr en esta reunión?
    2. ¿qué es lo que cada uno quiere llevarse al concluir esta reunión?
    3. ¿para qué nos servirá reunirnos y conversar en el día de hoy?
  2. Invitación a la reunión: es importante que en la reunión estén las personas clave, por ello un correo de invitación puede no ser suficiente y se requiera una comunicación más efectiva o personalizada. ¿Recibiste la invitación? ¿Vendrás?.
  3. Si sos el organizador: debes llegar antes que los demás al lugar de la reunión.
  4. Agenda de temas: es importante contar con una agenda de temas, los que pueden no seguirse al pie de la letra pero sí utilizarse como referencia a la cual volver si las cosas no están funcionando como esperabas.
  5. Espacio físico: es muy importante para ayudar a que los participantes puedan concentrarse en la reunión. Contar con sillas y mesas, materiales, equipamiento de audio y video, todo lo necesario esté correctamente ubicado y en perfecto funcionamiento.
  6. Panel de actividades: se puede utilizar un panel con las actividades a desarrollar durante la reunión así se genera visibilidad tanto de la estructura y actividades previstas, como del progreso de la agenda. La propuesta es presentar esta agenda en una pizarra donde se coloquen en tres columnas las actividades pendientes, en progreso y terminadas y en cada columna se coloquen notas autoadhesivas donde se irán registrando las actividades previstas de la reunión por ejemplo al comienzo de la reunión se colocarán en la columna de pendientes, luego durante el progreso de la reunión se irán trasladando a la columna de progreso y al ir finalizando cada tema se trasladarán a la columna de terminadas.
  7. Temas no previstos: muchas veces, de las conversaciones emergen temas que poco o nada tienen que ver con el que se está tratando en ese momento o que implican un nivel diferente del actual. En estos casos, para que las personas no se sientan ignoradas al plantear nuevas ideas o dudas, se pueden registrar estos temas en una lámina denominada “Parking lot” o “Estacionamiento de pendientes”. Estos temas se podrán tratar en la misma reunión si queda tiempo o se organizará una próxima
  8. Cronometro visible: tener un cronometro visible brinda una referencia temporal permanente, ayuda a la auto organización del tiempo y en la toma de decisiones sobre cómo invertirlo en nuestras conversaciones
  9. Señal de silencio: cuando la energía de la reunión y de las conversaciones se eleva, puede ser bastante desafiante recuperar el foco de los asistentes. En este caso es útil tener algún tipo de acuerdo para recuperar la atención.
  10. Cierre y despedida: es importante darle entidad suficiente a esta etapa, por ejemplo una ronda de agradecimientos.

¡Espero que los pongas en práctica!

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