Aumentá la productividad de tu negocio con un sistema de gestión on line.
Si los Excel dominan tu negocio y se rompen o no sabes qué usar para cada cosa o tarea administrativa. Es hora de digitalizar el negocio mi amigo.
Aunque soy de usar Excel porque han resuelto muchasss tareas administrativas. Trato de minimizar su uso. Y sólo aplicarlo para tareas muy personalizadas que sólo yo o en mi negocio puedo usar.
Si de algo tenemos que estar agradecidos es que las nuevas tecnologías han transformado los negocios aportando mayor productividad. Y los sistemas de gestión on line hacen eso. Facilitan la gestión diaria al concentrar todos los datos en un solo lugar y así poder tener la información oportuna
Los sistemas de gestión on line son grandes aliados para tu negocio. Porque te permiten organizar y administrar tu emprendimiento de manera simple, ágil y a un precio muy accesible.
Además que podes acceder a través de internet sin tener que instalar un software. Ni preocuparte por el espacio en servidores y toda esa parte técnica.
Básicamente los sistemas de gestión on line resuelven la gestión integral de cada negocio. Y las tareas que habitualmente podés concentrar allí son las siguientes.
- Gestión de Ventas y pedidos. Donde en la mayoría de los casos se puede hacer la facturación electrónica allí mismo.
- Gestión de compras y Stock. Aquí podés tener toda la información de tus proveedores, productos y en qué depósito se almacena.
- Manejo de finanzas. Generalmente todos los sistemas incluyen este módulo donde podés controlar tus finanzas y visualizar la caja.
- Todos incluyen este apartado para poder emitir todos los informes necesarios y controlar la gestión.
- Y por último y lo más importante es que te permiten delegar todas las tareas administrativas básicas que te quitan tiempo.
Antes de mostrarte los sistemas que hay disponible en el mercado, es importante hacer una revisión de tu negocio. Para saber si realmente estás preparado para incorporar estas tecnologías. Y que no resulte en una inversión en vano.
Siempre es recomendable hacer un análisis de tu situación actual para ver cómo estas organizado con toda tu administración. Porque para poder implementar una solución web será importante tener previamente todo ordenado. Una vez que estés ordenado simplemente lo que se hace es parametrizar el sistema. Es decir agregar todos los datos propios de tu negocio y por ultimo comenzar a utilizarlo.
¿Cuáles son las tareas que previamente tenés que tener organizadas para implementar un sistema de gestión en la nube?
Bueno para empezar, hacer un relevamiento de todos los productos y/o servicios que estas vendiendo actualmente. Qué precios de venta tiene cada uno. Cuántas listas de precios manejas. Por ejemplo: si vendés minorista será un precio diferente que si vendés al por mayor o en consignación.
Luego pensar en los medios de pagos que ofrecés: efectivo, tarjetas y bancos. Cómo se van a controlar y gestionar. Es decir cómo se manejará la caja y quién será el responsable de las cobranzas.
Con relación a los proveedores, tendrás que evaluar la cantidad que tenés y si están todos los datos actualizados. También tendrás que analizar las distintas modalidades de pago que te ofrecen tus proveedores y cómo eso lo reflejarás en el sistema.
Pensar en los depósitos donde se almacenan los productos y con qué frecuencia realizas control de stock.
Una vez hecho este relevamiento y análisis del negocio, tendrás que pensar en quien será la persona responsable. Es decir tendrás que asignar un recurso dentro de tu equipo de trabajo o seleccionar una persona que te ayude.
Para que el sistema funcione correctamente la clave es la constancia y registrar todo oportunamente. Por eso si no estás en condiciones de hacer todas estas tareas, mi recomendación es que lo delegues en un administrativ@.
Si aún no leiste mi nota sobre las rutinas administrativas básicas, te recomiendo su lectura. Además te podés descargar un Check List de controles básicos .
Ingresá y leé la nota completa acá.
<<<Recomendaciones de cómo controlar un negocio>>>
Una vez que tengas ordenados tus circuitos administrativos es hora de elegir el sistema que más se adapte a tu negocio.
Debo decirte que cada día surgen más y más opciones de software on line o sistemas de gestión en la nube. Por eso hoy quiero contarte sobre los 3 más conocidos y que yo he aplicado con mis clientes.
El primero es Contagram. Podés acceder a través del siguiente link.
Este sistema es muy simple y tiene todas las funciones administrativas básicas. Es muy recomendable para los casos donde recién estés empezando a administrar tu negocio. Y si la persona encargada del sistema no tiene muchos conocimientos administrativos.
Los precios van desde los $700 hasta los $1.500 dependiendo de la cantidad de operaciones y usuarios en tu negocio.
Otra opción es XUBIO. Podés acceder a través del siguiente link.
También es un software que tiene todas las funciones administrativas básicas. Inclusive tiene opciones gratuitas de por vida con un límite de operaciones. A mi parecer esta opción es recomendable cuando ya tenés más conocimientos administrativos contables. Porque tiene muchas funciones que requieren un mayor conocimiento contable. Es decir que resulta aplicable para administraciones más consolidadas.
Los precios van desde la versión gratuita hasta la versión premiun de $1500.
Ambas opciones permiten integrar a tu Contador. Con lo cual les podés brindar acceso para que las liquidaciones impositivas sean más ágiles.
En resumen, tanto Contagram como Xubio son viables para implementar en tu negocio. Y la mayor ventaja de todas y que a mi me encanta es poder tener datos para medir la gestión.
Implementar estos sistemas ha proporcionado mucho valor para los negocios y emprendimientos que he asesorado. Porque tener la información al día ha hecho que se puedan tomar mejoras decisiones y de manera más efectiva.
Lo más rico de todo es que pude construir semáforos de gestión. Donde puedo mostrar que áreas tienen luz verde para continuar avanzado. y cuáles luz roja para detenernos a pensar y planificar acciones para mejorar.
La gran desventaja es que si tu conexión a internet no es buena o se corta te quedás sin sistema. Habitualmente no ocurre seguido pero es una cuestión a tener en cuenta.
Espero que te sirvan mis consejos y puedas digitalizar tu negocio a full este 2018. Dale que podés.
¡Es una inversión que vale mil veces la pena!
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