Como controlar un negocio

Cómo controlar un negocio es uno de los desafíos más importante para tu empresa. Es vital para que tu emprendimiento subsista, prospere y sea rentable.

Controlar un negocio no es díficil pero requiere que tengas las distintas áreas de tu empresa ordenadas y organizadas.

Para controlar un negocio es fundamental que se registren todos los datos de manera oportuna. Es decir cada vez que ocurren. Para esto existen múltiples herramientas digitales como software de gestión en la nube que te simplificarán todas estas tareas y te ahorrarán costos de carga.

Sin embargo lo que quiero que hoy te lleves de esta nota son mis recomendaciones de cómo controlar un negocio de manera simple y ágil. Para que puedas sentirte tranquilo de que tu negocio o emprendimiento funcionan de acuerdo a tus planes. O de lo contrario tomar las medidas que sean necesarias para corregir esa situación a tiempo.

Sea que en tu  negocio o emprendimiento utilices software de gestión o planillas de excel, si no ejecutas controles periódicos las dos herramientas por sí solas no sirven y pierden efectividad.

Por eso te aconsejo que agendes días y horas de cada semana y mes para llevar a cabo  los controles sobre los puntos clave de tu negocio.

Acá te cuento mis recomendaciones de cómo controlar un negocio de manera ágil y efectiva.

 Control de Caja

El primer primer paso es el control de caja o efectivo. Si lográs llevar un control de lo que ha ingresado y egresado en efectivo y por Bancos tendrás el 80% de tus movimientos correctamente registrados. ¿Porque?. Porque la caja es como un embudo que concentra todos los movimientos  que pasan por tu negocio. Por ejemplo: si vendes en efectivo o con tarjeta, impactará en la caja, si comprás o gastas con efectivo o tarjeta también impactará en la caja. Entonces de esta manera llevando el control de caja, sabrás que las ventas y las compras estarán registradas.

Por eso los pasos para controlar la caja serían:

  1. Asignar la tarea de “Caja” o finanzas a una persona determinada dentro de tu equipo de trabajo. Esta persona no deberá estar comprometida con otras tareas que puedan ser incompatibles. Lo ideal es que centralices todos los movimientos financieros en una sola persona. Supongamos que en tu empresa o negocio son 3 personas: 1 de ellas deberá encargarse de las cobranzas y pagos, la persona 2 deberá encargarse de las compras, control de stock y control de caja, y la 3er persona podrá encargarse de las Ventas y la recepción de la mercadería. De esta manera siendo solo 3 personas las tareas están correctamente asignadas y no hay solapamientos o riesgo de que pueda haber connivencia o fraude.
  2. Tener una caja física y correctamente resguardada. es decir tener un compartimento donde se puedan guardar todos los valores y comprobantes. Si aún no tenés te recomiendo que compres una pequeña caja fuerte que la puedas utilizar para este fín.
  3. Llevar el registro de ingresos y egresos de efectivo y bancos mediante una planilla de excel o bien a través del sistema de gestión. Lo importante de este paso es que la registración sea en forma constante y al día. Cada movimiento debe registrarse en el momento que ocurre. ¡Nada de dejar para el otro día!. Porque ¡fuiste!. ¡Te olvidaste! Entonces, lo importante de este paso es llevar la Caja al día, actualizada.
  4. Hacer el control de Caja, o bien llamado ARQUEO en forma DIARIA. Para esto te recomiendo que el control se haga al finalizar todas las actividades del negocio. Este proceso se denomina rendición de caja. Donde la persona asignada para la caja le entrega a la persona que ejerce el control todos los valores recaudados más algunos comprobantes que pueda haber durante la jornada. La persona asignada para el control hará lo siguiente:
    1. Recontará todo el efectivo, otros valores recibidos como pueden ser cheques y los comprobantes de gastos que pudieran haber ocurrido durante la jornada.
    2. Una vez determinado el importe recontado lo verificará con el saldo que arroja la planilla de caja o el saldo de caja según sistema.
    3. Diferencias: De este control puede surgir un sobrante que habrá que determinar si corresponde a una Venta o ingreso que no se registró. En el caso de que esté todo bien este sobrante puede registrarse como un ajuste positivo y formar parte de la caja. Eso dependerá de la política que establezcas en tu negocio. En el caso de haber un faltante deberás buscar si no hay alguna compra o gastos que te hayas olvidado de registrar o bien algún error involuntario que pueda haber tenido el cajero. En este caso lo habitual es que los faltantes los absorba el responsable de caja, pero también depende de la política de tu negocio.
  5. Hacer las llamadas “Conciliaciones Bancarias” en forma semanal o quincenal. De ultima hacerla mensual pero que no pase más de esta frecuencia. Este control implica comparar el resumen del banco, con los registros hechos en tu Software o planilla de excel que lleves para registrar estos movimientos. El resumen hoy lo podés obtener fácilmente del home banking de tu cuenta. Aquí también de este control podrán surgir diferencias a favor o en contra que deberás buscar y registrar para que cierre correctamente.

 Control de Stock

Si vendes productos, este control será igual o más importante que el control de Caja.

Porqué como bien sabrás, todo lo que tengas almacenado en tu depósito representa dinero.

¿Porque es tan importante este control?

  1. Si no hay stock suficiente en tu depósito corrés el riesgo de perder ventas. Es decir tu cliente puede pedir productos que no se encuentran en el stock y vos no te habías enterado por esta falta de control.
  2. Si hay stock en exceso, también implica una pérdida para tu negocio, porque tendrás dinero inmovilizado en capital de trabajo que financieramente podrías haber utilizado para otros fines. Recordá que el stock no son productos en un depósito sino plata en un depósito.
  3. Controlar el stock te permitirá resguardar tu activo más importante de posibles robos o fraudes. Por ejemplo el clásico  robo hormiga, o el de una venta que se cobró y no se registró.
  4. Llevar un control de Stock te permitirá hacer una buena gestión de compra. Por que podés establecer determinados niveles de stock mínimos a partir de los cuales se dispara la necesidad de compra y no esperar a no tener nada en tu depósito y perder ventas.
  5. Tener el stock actualizado te permite también contar la información actualizada de los costos o precios de tus insumos.

¿Cómo hacer este control?

Debo reconocerte que a lo largo de mi experiencia profesional, muchos dueños de pymes y emprendedores dejan de lado este control por no contar con herramientas informáticas adecuadas. Lo cual es un error. Pero también sé que es engorroso llevar un excel cuando son muchos artículos.

Por eso mis recomendaciones aquí.

  1. Lo primero primero, es construir la base de datos de tus productos, artículos, insumos o materias primas que utilices en tu negocio.
  2. Luego hacer el inventario inicial. Es decir controlar la cantidad inicial de artículos que tenés almacenados. Estos datos detallarlos con fecha y cantidad.
  3. Luego deberás a partir de este momento: Registrar, registrar y registrar. Seré repetitiva pero si no registrás, será muy difícil hacer este control. Por lo tanto siempre deberás registrar las compras y/o remitos que lleguen a tu negocio detallando cantidad y precio de cada producto recibido. Como así también las cantidades vendidas. Si tenés un software esto se actualiza automáticamente sino deberás cargarlo manualmente en tu excel.
  4. Fijar una fecha para hacer el recuento físico de la mercadería. La frecuencia de este control va a depender de en qué etapa estés con el orden de tu administración. Si ya estas organizado y registras todos los movimientos al día, el control de stock lo podés hacer mensual. Pero si recién estas empezando lo ideal es que cómo mínimo lo hagas semanalmente para ir corrigiendo cualquier desvío e ir detectando las variaciones.

Control de Clientes que te deben o cuentas a cobrar

Este control es simple de aplicar y te ayudará mucho con tus finanzas.

Asimismos, este control dependerá de la política que implementes con tus clientes: ¿ofrecés crédito o cuenta corriente a tus clientes? ¿a qué plazo?

En este punto jugará un papel muy importante la gestión de las cobranzas que realices.

Los pasos para este control son:

  1. Determinar una adecuada política de otorgamiento de crédito para tus clientes. El plazo que otorgues no deberá ser superior al que te brindan tus proveedores. Por ejemplo: Si un cliente te compra un producto y te paga a 30 días y compras la mercadería a un proveedor que te ofrece 15 días de plazo de pago. Te van a faltar 15 días para que ingrese el dinero correspondiente para poder pagarle a ese proveedor. Con lo cual tendrá que vender al contado esos 15 días que te faltan para poder cubrir el plazo de pago. Otra forma de organizar es del total de tus ventas solo podrás ofrecer en cuenta corriente un determinado porcentaje, y superado ese límite no podrás otro.
  2. Registrar las cuentas corrientes de manera ordenada y oportuna. Podrá ser en un excel donde detalles el monto adeudado y cada pago realizado por el cliente. O bien en tu Sistema de Gestión. Deberás detallar de manera adecuada la fecha de vencimiento de la cuenta para luego controlarla.
  3. Gestionar las cobranzas de manera oportuna. una vez al mes revisar todas las cuentas de los clientes y gestionar las cobranzas. Es decir, llamar por teléfono a cada cliente para cobrar.

Control de Proveedores y/o cuentas a pagar

Este control al igual que el anterior te ayudará también a tener organizada tus finanzas. Porque podrás proyectar o anticiparte a todo lo que tenés que pagar y así ponerte objetivos de venta para poder cubrir esos pagos.

Estos son los puntos más importantes de este control:

  1. Lograr una buena negociación con los proveedores. Es decir lograr buenos plazos de financiación en las compras que les realices. Sé que en estas épocas puede ser complicado que consigas plazo de financiación igualmente vale la pena intentar una negociación por volumen de compra, etc.
  2. Tener organizado el circuito de pago a proveedores y acostumbrar a tus proveedores que se adapten a esa norma o procedimiento. Por ejemplo: podés establecer solo un día a la semana para realizar los pagos a proveedores y en ese día sólo te dedicará a eso. Esto parece difícil de implementarlo pero con una adecuada comunicación a tus proveedores será simple. Llevará un tiempo pero lo lograrás.
  3. Una vez al mes armar la agenda de pagos del mes siguiente. Es decir: abris un excel y detallas los proveedores, concepto adeudado, monto y fecha de pago. Por ejemplo: Alquiler por $5.500 fecha de vto: del 1 al 10. y así vas completando todos los gastos y deudas que sabés que tenés que afrontar al mes siguiente. Esto te permitirá visualizar el total de Gastos a Pagar mes a mes y llevar un mejor control y organización.
  4. Una vez a la semana controlar el vencimiento de las deudas así evitas tener que pagar intereses por la demora en los pagos.

Control de tu equipo de trabajo

Este control es importante que lo realices de manera que tu equipo sepa que hay alguien que está controlando las tareas, actividades y verificando que todo se realiza de acuerdo a los planes.

No es un control riguroso ni tampoco será estricto.

Simplemente lo que te propongo es:

  1. Una vez al mes realices reuniones con tu equipo de trabajo para ver en qué estado están sus tareas, si tienen dudas o propuestas sobre algún tema que propongas.
  2. Implementes un sistema de control de presencia: siempre que en tu empresa o emprendimiento hayas previsto el cumplimiento de horarios. Ya que muchas veces tu equipo trabaja por resultados independientemente del horario.
  3. Control de resultados logrados: Esto se podrá controlar en la medida que asignes tareas y actividades bien específicas y con una fecha de finalización.

Control de Indicadores Clave

En este apartado y para ir terminando, lo ideal es que una vez al mes revises los siguientes puntos:

  1. Evolución de las ventas mes a mes y si querés podés abrirlas por productos o categoría de servicios.
  2. Evolución de los costos y gastos más significativos.
  3. Indicadores de tu sitio web, tales cómo:
    1. Tráfico.
    2. seguidores en fan page.
    3.  pedidos de cotización o presupuestos enviados vs contratados.
    4. Suscriptores de mail.

Parece mucho ¿no?. Te aseguro que con orden y organización será simple. Además estableciendo una rutina adecuada todo va a fluir de manera ágil.

Siguiendo estas recomendaciones de cómo controlar un negocio, vas a poder estar más tranquilo y liberar un poco el estres de estar en todo y no controlar nada. Empezá de a poco. Quizás en este momento de tu negocio no estés del todo organizado pero puedas empezar por la caja. Luego en una segunda etapa pasarás al stock. Mientras vas organizando reuniones con tu equipo. y Así vas completando la rutina de controles clave.

Para que te sea de ayuda, te propongo aquí que te descargues.

 Rutina de Controles Clave a realizar en tu negocio.

De esta manera podrás visualizar cómo controlar un negocio de manera simple y ágil. Además de saber en qué momento organizar las tareas.

¡Espero que lo apliques y me cuentes cómo te fue con estas tareas!