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Organiza todo con Trello

Ya he escrito sobre lo maravilloso que es esta herramienta digital para organizar y planificar todo lo que se nos ocurra.

Soy amante del papel, las libretas, cuadernos y agendas, pero cuando necesito mayor eficiencia o trabajar en equipo es la herramienta fundamental.

¿Que es trello?

Trello es un sitio web gratuito donde te das de alta con un usuario y te sirve para visualizar un proyecto en todas sus etapas.

Este es el link para acceder al sitio Trello

Es una herramienta para organizar tareas y proyectos, pero en vez de escribir en una agenda, lo haces  de manera digital. Es como tener un super pizarrón blanco en el que vas desplazando  tareas como quieras  hasta el detalle que necesites dentro de cada una.

Te voy a ir enseñando ejemplos para que veas cómo funciona. Pronto te darás cuenta de que es muy fácil, no tiene mucho misterio, ¡pero las posibilidades de adaptarlo  son muchísimas!

¿Por dónde empiezo?

Tableros

Lo primero es tenér claro qué proyecto o tarea te gustaría organizar: por ejemplo un viaje, proyecto específico con algún cliente cómo puede ser Diseño de una web. Tal vez un proyecto de consultoría, o simplemente quieres tener claro todas las tareas pendientes de tu negocio: llamados, envíos de presupuestos, reuniones, etc.

Lo segundo es crear un tablero. Que es el proyecto específico que estemos por planificar u organizar. Ponele el nombre que quieras. Lo ideal es que se refiera especificamente a lo que vas a trabajar.

Tené en cuenta que puedes crear todos los que quieras, así que en una misma cuenta tendrás un montón de tableros (para tu trabajo, objetivos, lista de la compra, tu boda etc.).

Por ejemplo: Yo he creado un tablero para tener organizado mis publicaciones en el blog e inspirarme y así ir viendo sobre qué escribir y cuándo.

Listas

Como verás he creado 4 listas que corresponden a cada uno de mis pilares de contenido: Un pilar se refiere a contenido especifico que trato en mis mentorias, el segundo pilar son los recursos digitales y herramientas (cómo esta que tengo para contar) y tercero: son entrevistas y el cuarto son los recursos que yo misma creo y que invito a descargar.

Todo me aparece en cada columna, todo muy organizadito para poder verlo todo de un sólo vistazo.

En este punto si por ejemplo no tienes algo definido para organizar pero muchas tareas por realizar: podrías organizar Listas que se llamen «Pendientes de Hacer», «Finalizadas».

Tarjetas

Dentro de cada lista cargo las mini tareas que lleva cada Lista. Y a esto se le denomina «Tarjetas». Son todas las acciones que vas a llevar a cabo dentro de cada lista. Siguiendo con el ejemplo de mi blog: en la lista de Recursos Digitales, voy cargando las tarjetas que corresponden a cada uno de los temas que pienso de este pilar. Por ejemplo: escribir sobre cómo uso el calendario de google para planificar y organizar. Entonces puedo agregar fotos, imágenes, check list. Inclusive si trabajaría en equipo podría asignarle una tarea a uno de los miembros.

Dentro de cada tarjeta se pueden agregar etiquetas o colores que te den una indicación de cómo está esa tarea. Por ejemplo a medida que voy usando los temas del blog les agrego un color verde que para mí significa que ya está listo.

Repasemos conceptos:

Tableros privados: Son grandes proyectos o tareas por cumplir que son personales.

Equipo: Es un conjunto de tableros para utilizar con tu equipo de trabajo. Un equipo es un conjunto de tableros y personas. Lo podés usar  para organizar tu empresa, y tus planes con familiares o amigos.

Dentro de cada tablero puedo añadir Lista y dentro de cada lista una tarjeta.

Entonces…

TABLERO: Por cliente, proyecto, grandes tareas.

LISTA: grandes tareas que conlleva la realización del tablero. Tienen nombre. Son Listas de tareas agrupadas por concepto, finalidad, etc. Pueden usarse como pendientes, en proceso y finalizadas.

TARJETA: Son las subtareas dentro de cada lista. Es decir que pueden ser tareas agrupadas o clasificadas dentro de una lista en particular del tablero o bien tareas pendientes que son diferentes pero están pendientes de realizar. Dentro de cada tarjeta se pueden asignar tareas a los miembros del equipo,  agregar fotos, videos, cheklist, vencimientos

Calendario: Tiene la posibilidad de que puedas ver todas tus tareas pendientes.

¿Qué proyecto tenés en mente y querés organizar?

 

 

¿Quién soy?

¿Quién soy?

Soy Pao, una contadora friki de los procesos y sistemas.
Especialista en gestión de negocios y coach ontológica.

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