Aprender a usar el calendario de Google como agenda y planificador y sacarle todo el jugo posible es lo más ¡maravilloso!.
¡Creo y es mi convicción más fuerte que la planificación es todo! Aunque los planes no son infalibles contar con una rutina de objetivos, metas y acciones es lo que me ayuda a lograr los resultados que realmente quiero.
Cuando trabajaba en relación de dependencia estaba muy acostumbrada a saber lo que iba a hacer cada día dentro de la empresa. Pero cuando decidí emprender todas mis tareas, acciones y objetivos se desparramaron como papeles al viento. Me sentí muy abrumada al principio así que decidí tomar las riendas y aplicar todo lo que habia aprendido para organizarme mejor, hacer foco y planificar para cumplir con lo que me proponía.
Estaba muy habituada a agendar y planificar siempre para otros y cuando estamos con nuestro negocio muchas veces nos olvidamos de planificar para nosotros mismos y así ir dando los pasos que necesitamos para crecer.
Es por eso que hoy voy a contarte mi herramienta favorita del mundo: cómo usar el Calendario de Google.
Usar el Calendario de Google tiene multiples beneficios a la hora de planificar y usarlo como tu agenda.
Es una poderosa herramienta gratuita que tiene grandes aplicaciones, tanto para la gestión de un calendario propio (planificación de tareas, eventos etc.) como para realizar calendarios compartidos con otros personas de nuestro equipo.
En este caso te voy a contar cómo usar el calendario de google para tu propia gestión del tiempo, es decir para tus tareas y cómo lo uso habitualmente en mi rutina.
El primer paso es descargar la aplicación o verificar que la tengas en tu paquete de aplicaciones que vienen con la cuenta de gmail.
Para poder acceder al calendario de Google, debemos crear una cuenta gmail y acceder a través de la web: https://www.google.com/calendar.
Estos son los pasos para usar el Calendario de Google.
- Aquí crearemos el evento/lista de tareas.
- Podemos cambiar la vista por lapsos temporales. Se recomienda una planificación semanal, aunque cada uno puede adaptarlo a sus necesidades.
- Aquí crearemos nuestros calendarios. Podemos tener varios: por ejemplo, uno que se llame “trabajo”, otro para tareas y eventos personales. Particularmente uso un calendario para cada proyecto que inicio y lo comparto con el interesado.
- Aquí elegimos la semana que se desplegará en la vista de calendario (punto siguiente)
- Aquí aparecerán listadas los eventos que vayamos añadiendo.
Cada vez que queramos cargar un nuevo evento, pulsamos en la fecha programada (1) y se abre la siguiente ventana.
- Aquí colocaremos el nombre del evento, por ejemplo “Escribir el artículo del Blog”.
- Asignamos una fecha/duración. Pueden durar desde días enteros a solo unos minutos.
- Señalamos el lugar (si el evento se va a desarrollar en un espacio físico).
- Aquí podemos añadir más información sobre el evento. En qué consistirá. Se puede utilizar como recordatorio de todas las acciones específicas que debemos realizar sobre ese evento. También cuando agendo reuniones y hago las invitaciones a los participantes dejo en claro en este apartado el conjunto de temas que vamos a tratar. etc.
- Añadimos un color al evento/tarea. Este aspecto es muy importante para poder diferenciar entre distintos tipos de tarea. Por ejemplo: rojo para las reuniones, azul para las tareas en casa, verde para las tareas de tu proyecto etc.
- Podemos añadir uno o varios recordatorios en forma de correo electrónico o ventana emergente, y determinar cuándo queremos que aparezca. Por ejemplo, un correo electrónico cuando quede 1 día para tener completada esa tarea.
Cada vez que terminamos de cargar un nuevo evento, obtenemos la siguiente vista.
- Ubicación del evento en el calendario
- Aquí podemos imprimir y actualizar nuestro calendario.
Otra funcionalidad que tiene esta herramienta es la de crear listas de tareas. Lo que les comenté anteriormente se refiere a eventos que también pueden ser tareas. Sin embargo muchas veces queremos reservar el calendario para eventos específicos y por otro lado poder agendar tareas o actividades sin una fecha de vencimiento sino que como recordatorio de todo lo que podemos hacer.
Así que con esta herramienta de Google también podemos crear listas de tareas y tiene la posibilidad de agregarles fechas de vencimiento o dejarlas sin vencimiento.
Acá les muestro como se ve una lista.
Para hacer una aplicación práctica de cómo usar el Calendario de Google como agenda y planificador te propongo lo siguiente:
1
Destiná un día a la semana para organizar todas tus actividades y tareas de esa semana y las escribís en tu agenda. Generalmente escribo mi agenda los domingos.
2
Clasifica las actividades y acciones de acuerdo a las prioridades: A: que querés hacer si o si, B: las que pueden quedar para otra fecha (no son urgentes pero sí importantes) y C: las que querés recordar pero no son urgentes ni importantes.
3
Luego, todas las tareas que escribiste en tu agenda las pasas en tu calendario de google. O sea que digitalizás tu agenda. ¿No es genial?.
Las tareas que no tengan una fecha de vencimiento concreta las podés cargar dentro de una lista de tareas sin vencimiento. Yo hago esta rutina los lunes. Organizo todas las reuniones y encuentros, las programo ese día y mando las invitaciones.
4
Muy importante: es que definas colores para cada tipo de tareas o eventos que hayas definido: puede ser según la importancia y urgencia de una tarea o bien por tipo de actividades: reuniones, trabajo en oficina, clientes, personal, etc.
5
Si trabajás en equipo podés compartir este calendario, asignar tareas e ir controlando la evolución de tu equipo.
6
Y por último, aunque ame lo digital el papel es muy poderoso. Así que te recomiendo que imprimas y tengas a la vista tu calendario en tu escritorio para ir viendo todo lo que tenés que hacer.
7
Al finalizar la semana, mirá tu calendario, repasá todo lo que hiciste y ¡¡¡felicitate por tus logros!!!!
¡Espero que te sirvan mis recomendaciones!
