Gestion Up
Cómo liberé 5 hs semanales para la estrategia de mi negocio
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Episodio 7 Podcast

En el Episodio de hoy te cuento cómo hice para liberar 5 horas semanales optimizando 3 tareas claves de mi negocio.

Cuando empecé con mi emprendimiento Gestion Up al principio todo era entusiasmo, alegría y motivación. Luego estas emociones comenzaron a transformarse en frustración porque sentía que no llegaba con todo.

Cada día lo finalizaba con la sensación de que me faltaba algo por hacer o qué no había puesto el foco en terminar lo verdaderamente importante. Eran días de mucho vacío emocional.

Me obsesioné con buscar la solución y encontré que mis días no estaban alineados con una planificación estratégica sino con listas de tareas operativas y recurrentes: la gestión de e-mails, atención al cliente, publicación de contenidos en redes sociales, navegación inconsciente, preguntas que se repetían constantemente entre mis clientes, pedidos de participaciones en webinars.

Buscando cómo optimizar me di cuenta que la mayoría de ellas se podía Sistematizar y algunas de ellas Automatizar.

Sin embargo mi diálogo interno me decía: no pares porque si parás no vas a facturar. Tenés que seguir. ¿Cómo vas a organizarte si no tenés tiempo?

Entonces, ahí frené y empecé a conectar con el ¿Para qué? Suele ser trillada esta pregunta pero es una de las más poderosas que he aprendido a hacerme.

¿Para qué quiero liberar tiempo de mi agenda?

Porque sin esta respuesta clara es muy probable que sigamos en el camino de la deriva. En cambio si hay un motivo, un propósito claro es probable que acciones en pos de alcanzarlo.

Así que me dispuse a crear un catálogo de acciones que me gustaría hacer en el caso de tener tiempo libre para mi negocio y por ende para mí:

  • Investigar tendencias de mi negocio.
  • Participar en reuniones y encuentros de networking sin culpa.
  • Cambiar de oficina un par de veces a la semana.
  • Tener tiempo para enfocarme en el crecimiento de mi negocio.
  • Tener más tiempo para disfrutar con mi familia.
  • Tomarme un día a la semana para masajes, o relax total.

La lista sigue pero esas son las acciones que más me motivaron cuando hice esta actividad.

Así que una vez hecho esta lista de deseos me propuse a optimizar las tareas operativas y recurrentes en las que se me iba demasiado tiempo.

Aquí te cuento cómo recuperé 5 hs semanales optimizando estas tareas:

1. Gestión de correos electrónicos:

Analicé que se me iban entre 2 y 3 hs de mi tiempo semanal gestionando correos. Ésta fue la tarea que más impacto me generó.

Implementé:

  1. Inbox Cero en conjunto con la técnica GTD. Implemeté 3 etiquetas para los correos que iban llegando:
    1. “HACER URGENTE”: Acá van todos los mails con pedidos de clientes, revisiones de planillas.
    2. “HACER dentro de 48hs”: Acá van todos los mails que no son urgentes pero requieren una tarea de mi parte y que tengo que contestar.
    3. REVISAR NEWSLETTER: Acá van todos los mails que me interesan,a los que me suscribo y que me dedico a leer una vez por semana.
    4. REVISAR ASUNTOS ADMINISTRATIVOS: Acá van todos los mail referidos a facturas, pagos, etc. Que tambien reviso una vez por semana.
  2. Instalé boomerang for google para activar recordatorios a los presupuestos que enviaba y además tiene algo fabuloso: permite pausar el INBOX y reactivarlo cuando lo desees. Por ejemplo si querés trabajar sin notificaciones o distracciones esta función es ideal.

2. Gestión de Prospectos y clientes:

En esta tarea me di cuenta que dedicaba mucho tiempo a enviar los mails con las propuestas y luego si el prospecto solicitaba una llamada de claridad nuestra conversación era la siguiente:

Prospecto: “Hola Pao, me gustaría saber si podés ayudarme con la organización de mi negocio, podemos agendar una reunión así te cuento?

 Yo:  “Hola xxx, Muchas gracias por contactarte conmigo. ¿Te parece si agendamos la reunión este miércoles a las 11 am?”

Prospecto: “Hola Pao, gracias por tu respuesta. Lamentablemente no puedo a esta hora. ¿Podrías un poco más tarde, tipo 14 pm?”

 Yo:  Perdón, pero no puedo ese día a esa hora. ¿Te parece el Viernes entonces? Podría ser en la mañana. Contame a que hora te vendría bien.”

Prospecto:  ¿Viernes a las 11am?

Yo:  “Justo otro cliente me acaba de agendar una reunión a esta hora. ¿Podría ser a las 12?”

Y seguimos así…

No me daba cuenta que en estas interacciones perdía bastante tiempo y sumaba mucha frustración.

La solución fue implementar: Calendly + Formulario de Aplicación + Respuesta Automática en Instagram.

  • Con Calendly: ahorré tiempo en la gestión de reuniones y sesiones de mentoría.
  • Con el Formulario de Aplicación: ahorré tiempo para que mi Asistente pudiera enviar las propuestas alineadas a las etapa de cada cliente.
  • Respuesta automática en Instagram: ahorré tiempo para guíar a los prospectos en qué pasos seguir para trabajar conmigo.

3. Gestión de contenido:

Pasé de generar contenido sin sentido a crear contenido inteligente para ahorrar tiempo y tener una interacción con mis seguidores de mayor calidad.

Confieso que esta actividad es la que aún estoy poniendo en práctica.

Lo que hice fue:

  • Pensar en 3 o 4 ejes / verticales de contenido  que tienen que ver con mis valores y esencia de marca y a su vez generé subtemáticas utilizando la herramienta de: answersdepublic.
  • Alinée el contenido con los lanzamientos y el calendario de ventas.
  • Implementé la técnica de Reciclaje de contenido y  multiplicación de contenido.

Utilizo la herramienta de Facebook creator para la programación de los post.

 

Hasta acá el recorrido de algunas de las tareas que he comenzado a automatizar para mi negocio.

Seguro pensarás, todo bien Pao pero yo no hago servicios estas actividades no aplican a mí rubro.

Pero estoy segura de que SIEMPRE se pueden optimizar algunas áreas o procesos de tu negocio, recuperar tiempo y enfocarte en cosas más importante para el crecimiento de tu negocio o más importante para tu vida.

 

¡Muchas gracias por leerme y escucharme!

 

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